“Kun jij de klant even bellen? We gaan de planning niet halen.”
Je belt. De klant is gerustgesteld, het werk kan door. Een week later staat dezelfde medewerker weer in de deuropening, met een andere klant en hetzelfde probleem.
’s Avonds plof je op de bank. Je hebt iedereen geholpen. Alleen het werk dat jij vandaag wilde doen, ligt er nog.
Herken je dit? Dan ben je niet de enige. De meeste tips over brandjes blussen gaan over jou: beter plannen, vaker nee zeggen. Dat helpt een beetje. Maar als je een team hebt, zit de oorzaak meestal ergens anders. In deze blog lees je wat een terugkerend brandje je vertelt over hoe je bedrijf is ingericht, en hoe je samen met je team de oorzaak aanpakt.
Wat betekent brandjes blussen?
Brandjes blussen betekent de hele dag reageren op wat er misgaat, in plaats van sturen op waar je naartoe wilt. Wat binnenkomt aan mail, telefoontjes en vragen wordt je takenlijst. Je kiest niet meer wat belangrijk is, je reageert op wat zich aandient. Het verschil met gewoon hard werken? Bij hard werken bouw je iets op. Bij brandjes blussen sta je aan het eind van de dag op dezelfde plek als ’s ochtends.
Waarom laten we ons zo makkelijk leiden door de waan van de dag?
Omdat een brandje op korte termijn duidelijker en prettiger is dan werken aan verbetering. Een acuut probleem vraagt zichtbaar om actie. Een doel voor de lange termijn doet dat niet.
De waan van de dag is alles wat zich aandient en je aandacht opeist. Brandjes blussen is wat je daarmee doet: steeds het acute probleem oplossen, in plaats van de oorzaak.
- Een brandje vertelt je precies wat je moet doen. Bij “onze bedrijfsvoering verbeteren” moet je eerst nadenken: waar beginnen we en wie betrekken we? Zolang dat vaag blijft, wint het acute probleem.
- Een opgelost probleem geeft direct voldoening. Je hebt iemand geholpen en je voelt je nodig. Werken aan structuur levert die bevestiging pas veel later op.
- Je wilt niemand teleurstellen. Tegen een klant of collega zeggen “dit kan morgen” voelt ongemakkelijk, zeker als je graag helpt.
Het is dus te makkelijk om te zeggen dat je gewoon beter moet plannen. Het ligt niet alleen aan jou. Het ligt ook aan hoe het werk in je bedrijf is georganiseerd. De cijfers laten dat ook zien. Volgens de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden 2025 van TNO ervaart 43% van de Nederlandse werknemers weinig zeggenschap over hun eigen werk, en 31% hoge taakeisen. Wie weinig zelf mag beslissen, legt de vraag vanzelf bij een ander neer. Vaak bij jou.
Waarom komen dezelfde brandjes steeds terug?
Omdat je geen tijd overhoudt om de oorzaak aan te pakken. Er ontstaat een probleem, jij grijpt in en het werk kan weer verder. Maar er is geen tijd om uit te zoeken hoe het kwam, dus het probleem komt terug. En de cirkel begint opnieuw.
Het wrange is: de druk van vandaag houdt je weg van precies het werk dat de druk van morgen zou verlagen. Hoe harder je blust, hoe minder tijd je overhoudt om te voorkomen.
Een brandje dat terugkomt, is dus geen pech. Het is een signaal.
Wat vertelt een terugkerend brandje over je bedrijf?
Dat er ergens in het werk iets niet aansluit: het proces, de informatie, de capaciteit of de ruimte die je mensen hebben om zelf te beslissen. Dan lost beter timemanagement van jou het niet op.
Neem die medewerker met de planning. Je kunt de klant bellen en het voor vandaag oplossen. Maar je weet nog niet waarom het steeds gebeurt:
- Worden er bij de verkoop afspraken gemaakt zonder de planning te checken?
- Wordt een dreigende vertraging pas laat zichtbaar?
- Is onduidelijk wie de klant moet informeren?
- Mag de medewerker zelf een nieuwe afspraak met de klant maken?
Dat zijn mogelijke verklaringen, nog geen conclusies. Het brandje is je ingang om het uit te zoeken.
Ben jij de ontbrekende stap in je eigen proces?
Als alle uitzonderingen bij jou belanden, word je ongemerkt de lijm van je bedrijf. Jij bent de schakel tussen verkoop en uitvoering, de beslissing die niemand anders mag nemen, het vangnet voor informatie die ontbreekt.
Dat werkt op korte termijn. Maar je bedrijf wordt er afhankelijk van dat jij er altijd bent. En het kost je team tijd: in de State of Teams 2025 van Atlassian zeggen leidinggevenden en teams een kwart van hun tijd kwijt te zijn aan zoeken naar antwoorden. Antwoorden die vaak in één hoofd zitten. Op vakantie neem je je laptop mee, en ziek zijn zit er eigenlijk niet in.
Je doet niets verkeerd door te helpen. Alleen wordt een handige noodoplossing zo een kwetsbare manier van organiseren. Mijn overtuiging: maak jezelf misbaar in plaats van onmisbaar. Dat begint bij een andere vraag. Niet alleen “wie lost dit op?”, maar ook “hoe ontstaat dit, en waarom hebben ze mij nodig om verder te kunnen?”
Hoe pak je een terugkerend brandje aan met je team?
Werk in twee sporen. Vandaag beperk je de schade en zorg je dat het werk door kan. Daarna zoek je samen uit wat er moet veranderen, zodat het minder vaak gebeurt. Beide zijn nodig, maar het zijn verschillende acties.
1. Kies één brandje dat terugkomt. Niet alles tegelijk. Een brandje dat één keer voorkomt, is een incident. Komt het terug, dan is het een patroon. Daar begin je.
2. Beschrijf wat er precies gebeurt. Wat had er moeten gebeuren, en wat gebeurde er? Hoe vaak kwam het de afgelopen tijd voor? En wanneer gaat hetzelfde werk wél goed? Zo maak je van “de planning loopt altijd mis” iets wat je kunt onderzoeken.
3. Breng het proces samen in kaart. Begin bij de aanvraag van de klant en loop door tot het moment dat het brandje zichtbaar wordt. Teken het met blokjes en pijlen op een groot vel papier. Zo breng je je bedrijfsprocessen in kaart zonder dat het een groot project wordt. Twee vragen zijn daarbij het belangrijkst:
- Waar ontstond het probleem, en waar merkten we het pas?
- Welke informatie, afspraak of beslissing ontbrak op dat moment?
Waar het ontstaat en waar je het ontdekt, liggen vaak ver uit elkaar. Pak je alleen de laatste zichtbare fout aan, dan komt het brandje gewoon terug.
4. Kijk naar verantwoordelijkheid én beslisruimte. Weet iedereen wie voor deze stap staat? En mag die persoon ook beslissen wat nodig is? Vaak is het eerste geregeld en het tweede niet. Dan komt de vraag toch weer bij jou terecht.
5. Pas één ding aan en kijk of het werkt. Spreek af wie wat doet en wanneer jullie terugkijken. Een nieuwe afspraak is pas af als je ziet dat het brandje minder vaak voorkomt. Werkt het, leg het dan vast, zodat het onderdeel wordt van het gewone werk. Wil je verder dan één proces? Lees dan hoe ik bedrijfsprocessen optimaliseer.
Een tip: bespreek elke week één terugkerend brandje met je team. Een kwartier is genoeg. Zo krijgt verbeteren een vaste plek, in plaats van de tijd die toevallig overblijft.
Mijn tip: maak je belangrijkste processen zichtbaar, stap voor stap. Als ik met een team aan de slag ga, begin ik bij de processen waar het bedrijf op draait. Die visualiseren we eerst: welke stappen doorloopt het werk, van begin tot eind? Daarna schrijven we elke stap uit. Niet als dik document, maar per stap een paar vaste vragen:
- Wat gebeurt er in deze stap, en wat is het resultaat?
- Wie is ervoor verantwoordelijk?
- Welke informatie, documenten of systemen zijn nodig?
- Van wie komt het werk, en aan wie geef je het door?
Pas als je het zo uitschrijft, zie je of een proces echt klopt. Je ziet een stap zonder eigenaar, een document dat niemand kan vinden of een overdracht waar het telkens misgaat. Precies de plekken waar de brandjes van morgen ontstaan.
Welke toon werkt in zo’n gesprek?
Een nieuwsgierige, met als vertrekpunt: iedereen doet zijn werk met een goede bedoeling. Niemand komt ’s ochtends binnen om iets fout te doen. Gaat het toch mis, dan was het meestal goed bedoeld, maar maakte iets het onnodig moeilijk.
Vraag dus niet “waarom heb jij dit niet goed gedaan?”, maar “wat maakte het lastig om dit in één keer goed te doen?” Dan krijg je de echte oorzaak op tafel, in plaats van een verdediging. Mensen vertellen pas wat er werkelijk gebeurde als ze voelen dat het gesprek niet over schuld gaat.
Zie het als een kleine oorzaakanalyse. Ga niet te snel uit van “slechte communicatie” of “te weinig eigenaarschap”. Dat voelt als een verklaring, maar het is meestal een gevolg. Kijk eerst naar de omstandigheden: was de informatie er op tijd, was de taak duidelijk, paste het werk in de beschikbare tijd?
Wat vraag je als iemand met een brandje bij je komt?
Je hoeft niet meteen ja of nee te zeggen. Eerst de vraag scherp krijgen is ook helpen:
“Wanneer heb je het nodig? Wat gebeurt er als het wacht? En wat heb je precies van mij nodig?”
Vaak blijkt dat morgen ook prima is, of dat tien minuten meekijken genoeg is en je collega het daarna zelf afmaakt. Komt dezelfde vraag vaker terug? Stel dan nog een vierde: “Welke afspraak maken we, zodat dit volgende keer niet meer via mij hoeft?”
Moet je dan nooit meer brandjes blussen?
Nee. Ondernemen blijft onvoorspelbaar. Ligt het werk echt stil, dan grijp je in. Dat hoort erbij.
Het gaat om de verhouding. Blus je af en toe een brandje, dan is dat ondernemen. Blus je elke week dezelfde, dan is het tijd om samen naar je manier van werken te kijken.
Waar begin je als je door de brandjes het bos niet meer ziet?
Soms zit je er zo middenin dat je niet meer weet welk brandje het eerst moet. Dan helpt een blik van buiten.
Daar is de scan bedrijfsvoering voor. Ik breng de bouwstenen van je organisatie in kaart, laat zien waar het vastloopt en geef je concrete vervolgstappen mee. Je weet daarna waar je begint, en ik draai mee als je dat wilt.
Benieuwd welk brandje bij jou steeds terugkomt? Plan een kennismaking, dan denk ik graag met je mee.